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Siempre fue más o menos igual. Reuniones, eventos, ir al banco, al dentista, acordarse del vencimiento de una factura o de la tarjeta de crédito, cumpleaños y más reuniones.
Durante mucho tiempo nos asistió la agenda de papel, un dispositivo que hoy suena extravagante. Anotabas algo, pero tenías que mirar cada día para acordarte. Aunque hoy suene raro, la idea de que las agendas emitieran notificaciones era algo imposible.
Todo eso cambió con las computadoras y, sobre todo, con asistentes digitales, un rubro que despegó con las primeras y limitadas agendas electrónicas y luego con la Palm Pilot. Hoy las apps del smartphone cumplen con esa misión de forma notable.
La gestión y organización personal es un ascendente rubro que se actualiza constantemente desde la disponibilidad de las nuevas plataformas móviles y los sistemas operativos actuales. Y, además, está la nube: hoy muchas apps y servicios Web permiten gestionar fácilmente sincronizando las tareas del día en todos los dispositivos digitales para maximizar los tiempos y no olvidarse de ninguna reunión.
El pionero
Evernote es uno de los programas más reconocidos dentro del rubro de la organización personal. El éxito de la plataforma se basa en la sincronización de tareas en todos los dispositivos digitales en los que se instale, por lo que está disponible para Windows, Mac OSX y en los sistemas operativos para tablets y celulares como Android, iOS, Windows Phone y Blackberry.
La idea es instalar el programa en todas las computadoras que se utilicen diariamente y también en los dispositivos móviles para gestionar las tareas en forma sincronizada. Una vez realizado esto, el paso siguiente es darse de alta con una cuenta gratuita para ya dejar lista la plataforma de trabajo. La actividad en Evernote cobra importancia cuando se tiene una conexión a Internet como soporte, dado que se pueden tomar notas y fotografías, realizar una lista de tareas por hacer o apuntar anotaciones de voz y luego sincronizarlas con el resto de los dispositivos con sólo hacer clic en el botón para ese fin. Para cada una de las entradas se podrá configurar una alarma o un aviso con el envío de un mail para no olvidar ninguna obligación. Evernote también ofrece la posibilidad de suscribirse a una cuenta Premium que aumenta el espacio de alojamiento de notas a 1 GB frente a los 60 MB de la versión gratuita.
Otra de las recomendaciones a la hora de organizar el día es la utilización de un completo calendario que permita agendar actividades y gestionar reuniones.
Si se dispone de una cuenta Google y se usa Gmail como servicio de correo electrónico, Google Calendar puede ser la respuesta. Utilizando la plataforma Web de Calendar se pueden gestionar reuniones y enviar invitaciones detalladas incluyendo el tema, el lugar y el horario en la que se realizará, acompañado de una breve descripción de los temas por tratar.
A continuación sólo se deberá incluir a los participantes para que Calendar envíe las invitaciones por mail. Seguidamente, los invitados podrán confirmar su asistencia al evento, de la misma forma en que se hace con Outlook, con el que Calendar es compatible. Es decir, se pueden enviar invitaciones a cuentas que usen la suite ofimática de Microsoft, que las insertará en su calendario.
Si se utiliza Android se podrá sincronizar el calendario incluido en el sistema operativo con la cuenta Google que se disponga para observar todas las tareas previamente ingresadas en la plataforma Web. Para esto sólo se deberá ir a Configuración y seleccionar la sincronización con la cuenta deseada.
Si se utiliza una iPad o iPhone, también se puede sincronizar Google Calendar con sólo instalar una app afín. Por ejemplo, CalenMob, una alternativa muy completa y de apariencia similar a la solución de Google.
Más alternativas
Simplenote es una app disponible para las plataformas iOS (iPhone y iPad), Android, Mac OS X y Kindle. Permite, entre otras cosas, almacenar notas sin límites y de manera simple y transparente. Simplenote muestra sus funciones de manera sencilla logrando una curva de aprendizaje poco pronunciada. Entre sus características se destaca la posibilidad de usar etiquetas y compartir las notas con los contactos.
Microsoft OneNote es una aplicación de la familia Office que, al combinarse con los demás programas de la suite, se vuelve una de las alternativas más productivas que se encuentran en el mercado. OneNote también permite la sincronización de notas y tareas gracias a la integración con OneDrive, para alojar los apuntes en la nube.
Laverna es una alternativa de código abierto que no requiere suscripción y puede ser utilizada en forma completamente libre. Al tratarse de una aplicación Web desarrollada en JavaScript no requiere instalación, por lo que se podrá comenzar a tomar notas con sólo ingresar a su página. La nota de color es que Laverna tiene la capacidad de cifrar y encriptar todas las notas con los ajustes que configuremos, lo que brinda cierta seguridad con los datos allí ingresados.
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